Molti analisti stimano che, misurando e gestendo attivamente le operazioni di stampa, è possibile ridurre i costi fino al 30%. L’accesso semplificato alla stampa consente di incrementare la produttività dei dipendenti, mentre l’eliminazione dei lavori dimenticati alla stampante, rende i documenti più sicuri e meno soggetti a visione o prelievi da parte di persone non autorizzate. Inoltre con la riduzione delle stampe, si contribuisce a salvaguardare l’ambiente, argomento sempre più diffuso in molte aziende. Ecco, quindi, qualche suggerimento e alcune indicazioni per stampare meno e ridurre i costi.
Eliminare le stampanti ad uso individuale
Si tratta di dispositivi che se da un lato introducono elementi di comodità e sicurezza intrinseca (tipicamente sono posizionati sulla scrivania a lato degli utenti), dall’altro sono estremamente antieconomici in fase di approvvigionamento hardware, in fase supporto in caso di problemi (il numero delle stampanti è pari al numero di dipendenti) e anche per gli alti costi dei consumi. Interessante sapere, ad esempio, che la differenza in termini di costo per pagina tra le stampanti personali e quelle condivise in rete è pari in media a 0,0119 €; cifra che si traduce in 592,96 € ogni 50.000 pagine stampate. Sensato quindi scegliere di far migrare gli utenti a stampanti condivise, ottenendo così una riduzione dei costi di gestione, una facilitazione delle operazioni e un utilizzo comune di qualsiasi stampante in rete.
Stampare solo se necessario
Condividere con gli utenti la traccia dei lavori di stampa e i report sui costi di stampa individuali, li renderà consapevoli dell’impatto – economico e ambientale – generato. Creare sensibilizzazione su questi aspetti, indurrà gli utenti a riflettere prima di stampare.
Eliminare stampe doppie
Talvolta è inevitabile: si avvia un processo di stampa e ci si accorge – troppo tardi rispetto al comando di invio – di voler fare una modifica al documento, che però è già stato elaborato e non resta altro che stampare di nuovo, sprecando carta e denaro. Avere a disposizione una coda di stampa virtuale, che conservi i documenti fino a quando l’utente non è pronto a prelevarli, offre la possibilità di non stampare la seconda volta e facilita anche le operazioni sui dispositivi condivisi. Dalla stampante l’utente può scegliere quali documenti stampare ed eliminare quelli di cui non ha bisogno.
Diminuire l’uso del colore
Non c’è dubbio: le stampe a colori hanno una resa migliore, rendono i lavori più accattivanti e offrono un risultato migliore. Ma a volte è davvero inutile stampare a colori e, non trascurabile, l’utilizzo non controllato incide parecchio sul budget. Per gestire costi e consumi è importante applicare regole che escludano la stampa a colori ad esempio dalla posta elettronica. Alternativa altrettanto valida è poter indirizzare automaticamente i lavori a colori su stampanti meno costose, applicando linee guida per stabilire chi è autorizzato ad eseguire questo tipo di stampa.
Investire con attenzione
È buona norma puntare a un rapporto dipendenti stampanti di 6:1. Sebbene nelle aziende non sia insolito riscontrare un rapporto di 2:1, l’uso efficace di stampanti condivise in rete consente di arrivare facilmente a un rapporto di 20:1. In una prospettiva d’impresa è ragionevole investire solo nei dispositivi di cui si ha bisogno, eliminando quelli inutili e, in molti casi, è possibile sostituire stampanti laser con una sola stampante multifunzione.
Recuperare i costi di stampa
Esigenza tipica degli studi legali: l’addebito dei costi di stampa ai clienti deve poter essere calcolato correttamente. Occorre quindi monitorare accuratamente quale percentuale di stampe è fatturabile, quali costi devono essere allocati e a chi, tenendo traccia di chi ha effettuato la stampa, del cliente o del dipartimento a cui è destinata e dell’applicazione da cui è stata eseguita. Attraverso una semplice configurazione è possibile determinare quali sono i lavori da addebitare e a chi, facilmente e con precisione.
“Ridurre i costi e proteggere l’ambiente sono due elementi chiave determinanti nelle valutazioni di investimenti da parte delle aziende” commenta Massimiliano Ferrero, Sales Manager della divisione Imaging Sud Europa di Nuance Communications “è fondamentale fare le scelte giuste, anticipate da analisi sulle esigenze e sui costi. Le soluzioni Imaging di Nuance permettono una semplice integrazione, grazie anche a potenti funzionalità di personalizzazione e vengono utilizzate con successo in ambiti diversi, dalle aziende agli Studi Legali e alle Università.”
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