Pa: meno sprechi e più trasparenza grazie all’adozione di pagamenti elettronici e carte di credito per gestire le spese di trasferta, potrebbe garantire notevoli risparmi. Questo è ciò che è emerso dall’evento “Travel Management e sistemi di pagamento per la Pubblica Amministrazione” che si è tenuto alla Camera dei Deputati.
Ottimizzazione è il concetto emerso dall’incontro. Un concetto che secondo l’On. Maurizio Bernardo , presidente della Commissione Finanze Camera dei Deputati, dovrebbe guidare la trasformazione della Pubblica amministrazione. “Nel momento storico della spending review dobbiamo trovare soluzioni nuove e sfruttare la tecnologia che ci viene presentata per dare una risposta al Paese, per ottimizzare i costi, garantire trasparenza, efficienza, una contabilizzazione chiara e la riduzione dei tempi amministrativi. La digitalizzazione dei processi è fondamentale per il nostro paese per renderlo competitivo con il mondo delle imprese private e con il resto del mondo”.
SISTEMI DIGITALI UNICI PER CONTENERE LE SPESE
Filippo Renga, professore al Politecnico di Milano, ha presentato i risultati della ricerca “Il Travel Management nella Pubblica amministrazione” condotta dalla School of Management del Politecnico di Milano, su 67 enti del settore pubblico appartenenti alla Pa centrale, locale, enti di ricerca, agenzie governative e sanità che hanno mostrato come “il 38% delle Istituzioni si avvalga dell’intermediazione di un’agenzia di viaggi per gestire le fasi di prenotazione e organizzazione delle trasferte, mentre il 33% delega queste responsabilità ai singoli dipendenti. Oltre una Pubblica amministrazione su quattro (29%) afferma che nella propria struttura esiste un ufficio con funzioni di travel management, deputato all’organizzazione delle trasferte. Per quanto riguarda il pagamento delle spese relative a viaggi e missioni, il 46% degli Enti demanda alle travel agency la gestione delle spese di prenotazione, mentre nel restante 54% dei casi i dipendenti si trovano a dover anticipare gli importi; inoltre, la quasi totalità degli Enti lascia ai dipendenti farsi carico delle spese sostenute durante il viaggio. Proprio l’aspetto della gestione dei pagamenti dei viaggi diviene un fattore critico per molte Pa (61%) che non hanno ancora introdotto sistemi digitali unici, completi e integrati per supportare e governare questi processi. E’ durante la trasferta che il dipendente pubblico si fa maggior carico dei costi: infatti, nel 91% degli intervistati le spese “on trip” vengono pagate direttamente dai dipendenti.
Ne consegue che in ambito Travel Management l’esborso economico personale dei dipendenti in trasferta è la principale criticità a cui le Pubbliche Amministrazioni oggi devono far e le cui cause sono da ricercare nelle modalità stesse di gestione delle spese di viaggio.
Secondo Maurizio Pimpinella, presidente dell’Associazione Italiana Istituti di pagamento e di moneta elettronica – A.I.I.P, l’implementazione delle carte di pagamento può semplificare la riconciliazione delle spese di trasferta dei dipendenti. “Quando la riconciliazione avviene tramite carta si possono ridurre i costi amministrativi e le spese di gestione che per un’azienda di medie dimensioni ammontano a circa 25 euro a nota spesa. Inoltre dover anticipare di tasca propria le spese di una trasferta è un inconveniente anche per il dipendente, che rischia di trovarsi a combattere con tempi di rimborso molto lunghi da parte dell’azienda. I pagamenti digitali sono il presente e il futuro della vita di ciascuno di noi e costituiscono il mezzo migliore per sostenere le spese dei viaggi aziendali. Questo perché il pagamento elettronico è al tempo stesso sinonimo di sicurezza e trasparenza grazie alla possibilità di seguire il tracciato di ogni operazione partendo da chi ha effettuato il pagamento arrivando a chi l’ha ricevuto, tenendo sotto controllo le spese in tempo reale e dando prova inconfutabile dei servizi acquistati e del loro reale valore”.
