Oggi sono sempre di più le aziende che valutano l’adozione di un gestionale ERP: una piattaforma utile per coordinare le molteplici aree aziendali, bypassando la frammentazione legata all’adozione di più programmi: Excel, software separati, e-mail.
Il valore aggiunto di questa soluzione? Che funziona come un sistema integrato. Vediamo quando può essere il momento giusto per investire su un ERP e quando, invece, è meglio soprassedere.
Cos’è un ERP (spiegato semplice)
Per ERP o Enterprise Resource Planning si intende “un tipo di software che le organizzazioni utilizzano per gestire le attività quotidiane di business, come ad esempio contabilità, procurement, project management, gestione del rischio e compliance e operations della supply chain.”
Si tratta di una piattaforma efficace per coordinare le aree aziendali e dunque per integrare, sincronizzare e armonizzare le attività dei vari dipartimenti. Dà modo quindi ai reparti di lavorare in maniera sinergica, condividendo i medesimi obiettivi strategici.
Un gestionale ERP consente di superare la frammentazione che caratterizza le funzioni aziendali, garantendo una visione comune del core business.
I segnali che indicano che è il momento giusto di investire su un ERP
Capire quando scegliere un ERP prescinde dalla dimensione dell’azienda: interessa piuttosto il livello di complessità che la caratterizza in quella specifica fase. Maggiore è la complessità, più diventa essenziale centralizzare i processi.
Ecco i segnali a cui prestare ascolto:
● Processi frammentati. Se le attività sono tante, ogni passaggio aumenta il rischio di incorrere nell’errore, rallentando i flussi di lavoro.
● Dati incoerenti o non aggiornati. Se sales, magazzino e amministrazione lavorano su numeri diversi, l’operatività diventa poco affidabile.
● Crescita del business. Con un aumento di vendite, canali e clienti, in assenza di un’integrazione dei processi aziendali, la crescita diventa difficile da sostenere.
● Personale sovraccarico di attività manuali. Le attività manuali sono quelle che più richiedono tempo ed espongono all’errore. Nella gestione documentale l’automatizzazione assicura risultati migliori.
● Difficoltà a rispettare le tempistiche. Quando i report arrivano in ritardo o comportano diversi giorni di lavoro, incidono negativamente sul decision making.
I benefici concreti di un gestionale ERP per le PMI
Questi i vantaggi più degni di nota di un gestionale ERP per le PMI che attraversano una fase di crescita oppure denotano processi articolati:
● Riduzione di tempi ed errori, grazie all’automazione dei flussi.
● Gestione dei dati aziendali più affidabile, perché tutti i reparti lavorano sulle stesse informazioni.
● Migliore monitoraggio delle vendite e maggiore affidabilità dei processi di decision making.
● Migliore coordinamento tra le aree, complice una reale integrazione delle funzioni.
Quando invece è meglio aspettare
Un gestionale ERP può non essere la scelta giusta – o almeno, non subito – in presenza di processi ancora poco definiti e/o caratterizzati da una bassa complessità operativa (pochi dati, poche attività, poche risorse umane).
In queste situazioni ha più senso partire con programmi basilari e strutturare prima i processi, poiché il bisogno di coordinare le aree aziendali passa in secondo piano.
Come scegliere l’ERP: criteri essenziali e metodo di valutazione
La scelta di un gestionale ERP dovrebbe essere fatta nell’ottica di ottimizzare la gestione dei dati aziendali e l’automazione dei flussi, a fronte di un’integrazione dei processi interni. Ecco i fattori da valutare con più attenzione:
● Aderenza ai flussi aziendali. È il sistema a doversi adattare al modo in cui l’azienda lavora, non il contrario.
● Scalabilità. L’ERP deve supportare la crescita in maniera continuativa.
● Integrazione con gli altri sistemi già in uso e usabilità. È importante che sia user friendly.
In quest’ottica, è preferibile adottare l’ERP in modo graduale, partendo dai processi più critici e coinvolgendo progressivamente i reparti, così da ridurre le resistenze interne e migliorare l’efficacia dell’implementazione.”
