Xerox e il paperless office

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Usare meno carta in ufficio: Xerox analizza le alternative digitali per una maggiore produttività. A cura di Gianluca Rancati, General Manager della divisione Large Enterprise Operations di Xerox Italia

Gianluca Rancati_A causa delle abitudini di stampa dei dipendenti e il relativo costo per l’impresa, vengono esaminate alcune strategie digitali attualmente disponibili per aumentare la produttività e il livello di sostenibilità sul posto di lavoro.
Oggi siamo nel bel mezzo di un sovraccarico di informazioni. Veniamo talmente bombardati da contenuto on-line, mobile e attraverso i social network, che elaborarlo richiede necessariamente del tempo. Quando a tutto ciò si aggiungono pile di documenti cartacei ammassati uno sopra l’altro, la capacità di rimanere produttivi diminuisce sensibilmente.
Così l’idea di un ufficio senza carta resta una falsa credenza per molti. Con più di 3.000 miliardi di pagine stampate ogni anno sembra che la nostra storia d’amore con la carta sia più forte che mai. Stiamo stampando inutilmente? Grazie a una digitalizzazione dei processi tradizionalmente cartacei, le imprese potranno raccogliere i frutti e favorire una giornata di lavoro più produttiva?
Migliori abitudini di stampa, migliore business
La risposta sta nel capire perché le persone stampano, cosa stampano e i fattori che rendono la stampa la scelta preferita. Che sia per preferenza, necessità o per una combinazione di entrambi, oggi le persone sul posto di lavoro stampano ancora per diverse ragioni: chi per una semplice lettura, chi per prender nota, o firmare, condividere e archiviare documenti.
È importante però ricordare che a ognuno di questi comportamenti corrisponde un’alternativa digitale:
I documenti possono essere trasferiti alle applicazioni di lettura e ai dispositivi portatili
L’annotazione sullo schermo e l’autorizzazione elettronica stanno diventando funzioni sempre più comuni nei dispositivi elettronici
La memorizzazione di documenti in digitale si sta confermando come il metodo più sicuro e semplice per accedere a file di dati

Le alternative digitali di oggi non solo riducono il consumo di carta ma, cosa forse ancora più importante, ci aiutano a lavorare meglio.
Seppur sembri singolare, infatti, associare Xerox, che gestisce centinaia di processi che consentono di semplificare il lavoro ed incrementare l’efficienza, all’espressione ‘stampare meno’, l’azienda sta in realtà abbracciando e supportando l’adozione di questa buona abitudine. Ci siamo resi conto che il modo in cui si lavora è cambiato. Le alternative digitali sono un’ottima soluzione il business. Dopo aver constatato che stampare in modo intelligente porta a un business più proficuo, grazie al suo approccio a tre fasi, Analisi e Ottimizzazione, Sicurezza e Integrazione, Automazione e Semplificazione, Xerox sta supportando le aziende a colmare il divario tra il mondo cartaceo e quello digitale per una maggiore protezione e un utilizzo sicuro delle informazioni che producono.

Alternative digitali

Tutti noi sappiamo che la carta vanta delle proprietà difficilmente replicabili in digitale con le tecnologie attuali o future, ma dobbiamo ricordarci che la maggior parte di ciò che piace della carta può essere realizzato in digitale. Incoraggiare le persone a limitare l’utilizzo della carta non è semplice, ma uno dei metodi più efficaci per cambiare comportamento è quello di riprogettare i processi in modo tale da incoraggiare i dipendenti a lavorare con una prospettiva più digitale.
Le imprese dovrebbero cercare di modificare i comportamenti in modo graduale, valutare quali processi possono sopravvivere senza l’uso della carta, e ridefinire il modo in cui i documenti vengono utilizzati nei luoghi di lavoro.
Alcuni approcci possibili sono:
Guidare la produttività con un’unica interfaccia. Utilizzando una piattaforma tecnologica standardizzata come quella di Xerox Digital Alternatives, in grado di automatizzare i flussi di lavoro basati su documenti cartacei esistenti per aiutare a semplificare i processi di documenti giornalieri come firmare, prendere appunti, condividere e salvare. Tutto viene fatto da un’unica interfaccia (sia su una scrivania in ufficio o sul cellulare) eliminando così la necessità di stampare documenti, convertire file o passare tra diversi programmi o versioni. A loro volta, le aziende possono spingere verso risparmi di tempo e guadagni di rendimento per aumentare la produttività complessiva.

Aggiungere divertimento ai processi digitali. Negli uffici moderni è troppo facile premere il pulsante “Stampa”, in questo modo incentivare l’alternativa è d’obbligo. L’adozione di strategie di gamification può portare a notevoli risparmi economici se introdotta nel mondo del lavoro. Si prenda, per esempio, il nostro Print AwarenessTool. I dipendenti possono infatti stimare e notare come l’adozione di abitudini di stampa più sostenibili sia in grado di contribuire a una riduzione del consumo di carta a livello aziendale, evitando, così, di avvalersi del pulsante “stampa” in maniera compulsiva. Grazie a un maggior coinvolgimento dei propri dipendenti, quindi, le aziende possono iniziare a generare un atteggiamento più economico nei confronti della stampa e ridurre le vecchie abitudini.

Sostenere la transizione verso la pubblicazione di documenti digitali – Raccogliere e imparare dai dati digitali. Con l’abbondanza di contenuti a nostra disposizione, da documenti interni al materiale di marketing esterno, è fondamentale nel mondo del lavoro offrire un contenuto ricco e personalizzato (accessibile attraverso qualsiasi dispositivo). Rimane rilevante il modo in cui le aziende (e imparino) le informazioni digitali che producono. Con l’implementazione di uno strumento come ePublishing Services di Xerox, che può creare contenuti cross-platform, monitorare i dati che risiedono in un documento, il numero di clic, gli accessi, ecc., nonché fornire un feedback significativo per lo sviluppo di ulteriore contenuto, le aziende possono rimanere al passo coi tempi. Dopotutto, il viaggio nel mondo digitale è una curva di apprendimento continua.

Nel complesso, le organizzazioni che decidono di abbracciare alternative digitali hanno certamente molto da guadagnare. Mentre il cambiamento può essere dirompente, anche difficile, c’è un motivo per cui le persone hanno atteso per così tanto tempo un ufficio senza carta: la promessa di un mondo del lavoro più efficiente, produttivo, collaborativo e sostenibile.

La possibilità di lavorare in un ufficio senza carta rimane per ora solamente un’idea. Ma non appena le alternative digitali sostituiranno gradualmente quelle cartacee e la quantità di stampe effettuate continuerà a ridursi, la realizzazione di quel tipo di ufficio sarà certamente una possibilità.

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