SoftwareONE: i 5 preconcetti sul SAM

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Alessandro Colasanti_SoftwareONEUna riflessione sui preconcetti che accompagnano il Software Asset Management e sui motivi per cui è necessario implementare in azienda una pratica corretta di gestione delle risorse software. A cura di Alessandro Colasanti, responsabile Divisione SAM di SoftwareONEwww.softwareone.com

Sebbene le organizzazioni inizino a comprendere il valore del Software Asset Management (SAM), esistono ancora dei preconcetti diffusi rispetto all’adozione di una pratica SAM che possa dimostrarsi veramente efficace. Investire nel SAM è solitamente ritenuto un esercizio una tantum per determinare lo stato di compliance in un momento preciso, ma, visto sotto questa luce, un progetto di SAM comporta un costo significativo nel breve termine che annulla il valore dell’investimento nel lungo periodo.
Più che mai, oggi l’acquisto del software deve essere giustificato e questo può avvenire solo attraverso il monitoraggio e la gestione del suo ciclo di vita. Il management aziendale deve, quindi, fare un ulteriore passo avanti eliminando i cinque preconcetti che accompagnano il Software Asset Management e, a partire da questa base, ragionare sui benefici legati all’ottimizzazione della gestione del proprio portfolio software.

È il procurement che gestisce le licenze software

Quando un dipendente richiede un nuovo software, il procurement è responsabile dell’acquisto. Di conseguenza, è un errore comune di molte aziende pensare sia lo stesso procurement a doversi occupare di tracciare il ciclo di vita del software. Certo, il procurement dovrebbe conoscere l’intera cronologia legata all’ordine di acquisto, ma questo non significa monitorarne il ciclo di vita, analizzare i diritti di utilizzo, misurare il suo utilizzo, tracciare la base installata e altro ancora. Il procurement detiene semplicemente la fattura, ma nient’altro che contribuisca al monitoraggio del ciclo di vita.
Spesso tra gli obiettivi del procurement, c’è, inoltre, la necessità di ridurre i costi, e chi se ne occupa cerca di ottemperare a questo mandato ricercando il prezzo più basso sul mercato. Si tratta di una strategia che non paga nel tempo dato che il vero risparmio si ottiene solo non comprando quello che non serve, ambito nel quale entra in gioco ancora una volta il SAM.

Non serve fare un inventario in caso di nuove acquisizioni/fusioni

Fusioni e acquisizioni sono tra i principali motivi scatenanti degli audit. Quando le organizzazioni si fondono, infatti, dimenticano spesso di considerare adeguatamente la natura degli accordi di licenza software che hanno acquisito. Come risultato, i vendor ipotizzano che gli accordi non coincidano con il nuovo assetto dell’azienda – sia per numero di dispositivi che di dipendenti – e promuovono un audit proprio quando le organizzazioni sono maggiormente concentrate sugli aspetti logistici del cambiamento piuttosto che sul corretto allineamento degli accordi di licenza.

Non abbiamo bisogno di uno strumento di SAM specifico

Si tratta di un’opinione molto diffusa che però ha un peso significativo dal punto di vista del ROI. Senza consultare uno specialista, le organizzazioni non possono essere consapevoli dei contesti e delle domande corrette da porre per sfruttare veramente il SAM, come ad esempio:
Razionalizzazione delle applicazioni: i dipendenti utilizzano un software specifico a sufficienza da poterne giustificare la presenza sul proprio dispositivo? Un altro dipendente potrebbe sfruttare l’applicazione senza dover comprare una licenza separata? Si può pensare di tagliare la licenza del tutto per ridurre i costi?
Aggiornamento delle informazioni: state utilizzando una versione vecchia del software? Avete considerato di passare a una nuova ma non siete sicuri di avere bisogno di tutte le funzionalità?
Riduzione dei rischi: state acquistando software senza considerare gli aspetti finanziari, tecnici e i rischi di sicurezza associati?
Efficienza trasversale: quante applicazioni possiedono la stessa efficienza rispetto a contratti e vendor differenti?
Per quanto riguarda la razionalizzazione delle applicazioni, in particolare, le organizzazioni non sono consapevoli dell’impatto strategico che ha l’assegnazione delle licenze rispetto agli utenti. Senza uno strumento SAM dedicato, non sono disponibili le analitiche che misurano l’utilizzo del software installato da parte dei dipendenti e la conseguenza sono strutture di licensing non corrette e un uso improprio delle applicazioni. Attenzione tuttavia a non commettere l’errore opposto, cioè di considerare il SAM solo un tool, quest’ultimo è un elemento di primaria importanza, ma non è in grado, per quanto evoluto esso possa essere, di coprire tutti gli aspetti del processo SAM.

Il SAM serve solo quando si subisce un audit

Questo equivoco fortunatamente sta svanendo, spesso una volta che un’organizzazione subisce un audit si trova a doverne affrontare altri perché si diffonde la voce che l’azienda è in uno stato di non conformità. Evitare gli audit è possibile solo adottando una pratica efficace di SAM che produce notevoli risultati nel tempo, grazie all’analisi dell’utilizzo delle risorse software.

Sappiamo quali sono i diritti di utilizzo corretti del nostro software

La gestione delle licenze e dei contratti software rappresenta un campo notevolmente trascurato dal punto di vista della corretta gestione del ciclo di vita del software. Spesso, le aziende acquistano a volume il software senza comprendere effettivamente i diritti di utilizzo definiti negli accordi di licensing, ne conseguono installazioni improprie. Le aziende, in genere, si rivolgono a un numero consistente di vendor per il proprio portfolio software. Uno specialista di licensing dedicato, capace di comprendere tutti i termini d’uso di ognuno di essi rappresenta un talento incredibilmente raro! Inoltre, capire la complessità sottostante in modo da realizzare risparmi dal punto di vista degli acquisti a volume richiede una conoscenza profonda delle licenze e dei programmi proposti da ogni publisher, Senza l’aiuto di uno specialista dedicato nel licensing, sempre perfettamente aggiornato sulle iniziative, gli incentivi e i prezzi, le aziende rischiano di dover pagare un valore solamente di facciata per gli acquisti a volume.
Qual è quindi il percorso giusto da seguire? Il segreto è superare i preconcetti e implementare una pratica di gestione delle risorse software in grado di tracciare, monitorare e misurare tutti gli acquisti effettuati e garantire che l’organizzazione ottenga il ROI più elevato possibile durante tutto il ciclo di vita del software.

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