Outsourcing per l’HR: 7 errori da evitare

Way Signs "Outsourcing - In-House Solutions"

Scegliere una soluzione in outsourcing per la gestione delle Risorse Umane è un passo importante nell’evoluzione di un’organizzazione. Tuttavia sono numerosi i criteri decisionali, le implicazioni e i quesiti che possono intervenire a ostacolare questo processo.
Sebbene mai come ora le organizzazioni si affidano all’outsourcing per i loro processi HR e payroll, gli errori nel processo decisionale e nella scelta del giusto partner possono rivelarsi piuttosto costosi.
ADP, leader nella fornitura globale di servizi di Gestione del Capitale Umano (HCM), ha indagato i comportamenti delle aziende in tema di outsourcing HR e il rapporto redatto sfata e getta luce su miti che comunemente coinvolgono il così detto BPO (Business Processing Outsourcing) in fatto di personale, processi, efficienza, tecnologia, competenza e rischi, individuando i 7 errori che le aziende commettono più di frequente nella scelta per l’esternalizzazione dei processi HR.

Fraintendere la vera natura del BPO

Questo termine – BPO – viene spesso confuso con altre soluzioni di outsourcing e accade che il processo di esternalizzazione riguardi solo alcuni elementi dell’infrastruttura IT o della gestione delle applicazioni, senza invece essere orientato dal business case. Se non viene attuato alcun trasferimento di rischi e responsabilità non si tratta di BPO ed è, invece, importante per le aziende esaminare l’intero ventaglio di opzioni prima di scegliere il proprio fornitore, ma soprattutto chiarirsi se necessitano semplicemente di nuovo software o, invece, di un processo esternalizzato che garantisca loro la gestione di tutti gli aspetti legati all’organizzazione delle risorse umane.

Paura di perdere il controllo

L’idea di esternalizzare in ambito HR può creare incertezza all’interno delle organizzazioni: l’identità del fornitore al quale si affidano i processi e la sicurezza dei dati interni è certamente un aspetto chiave e la preoccupazione di perdere il controllo sulle informazioni sensibili è una preoccupazione che coinvolge il dipartimento HR a tutti i livelli. Tuttavia ciò che spesso viene sottovalutato è che il BPO in realtà è in grado di creare un sistema migliore rispetto a una gestione in-house. I fornitori di rilevanza mondiale dispongono di personale con costante formazione ed esperienza in fatto di trattamento dei dati e normative locali e di sicurezza delle informazioni, grazie a centri tecnologici di servizi, piani di ripristino in caso di disastro etc. La gestione affidata a un fornitore esterno è un servizio fornito, non un’operazione persa.

Confondere la competenza umana con un computer

Diverse ricerche a livello mondiale indicano una prospettiva poco rassicurante per i dipendenti secondo la quale un giorno i computer gestiranno ogni aspetto del payroll senza bisogno della supervisione o delle competenze umane. Pur individuando nei servizi software che fanno uso del self-service e dell’automazione il futuro dei processi HR, gli strumenti informatici non riusciranno mai a sostituire completamente la competenza umana nella fornitura di HR e payroll. I migliori servizi BPO sono quelli che combinano conoscenze e competenze umane con le tecnologie d’avanguardia.

Il prezzo come unico fattore determinante dell’acquisto

I dipartimenti HR, a cui viene sempre più frequentemente richiesto di contribuire allo sviluppo del business, vedono nell’outsourcing una soluzione interessante ed efficace per ridurre i costi generali. Essi, pur essendo un fattore fondamentale, non dovrebbero però essere considerati come unico parametro di scelta per l’esternalizzazione dei questi processi. La trasformazione in ambito HR deve concentrarsi anche sulla necessità di liberare tempo a disposizione dei dipendenti impiegandolo invece per la pianificazione strategica, la soddisfazione dei clienti, i processi decisionali e lo sviluppo delle competenze di base. Se la scelta di esternalizzare l’HR si fonda esclusivamente sul prezzo offerto non avrà benefici per il clienti interni sacrificando la qualità del servizio.

Valutazione inadeguata del partner

Dalle analisi svolte da ADP è emerso che solo il 25% delle organizzazioni è soddisfatto delle soluzioni implementate; il 40% appare deluso dall’attuale partner di outsourcing a tal punto da considerare la sua sostituzione. Atteggiamento in parte spiegato dal fatto che le aziende investono poco tempo nella scelta del fornitore di servizi, mentre altre non adottano i giusti criteri di selezione. Come essere certi della propria scelta? I tre fattori chiave che determinano la qualità di un fornitore sono l’accuratezza, il livello generale di servizio e l’affidabilità. Eppure il 44% delle aziende non ritiene di ricevere questo tipo di servizio dall’attuale fornitore.

Piano di transizione inadeguato

Alcune organizzazioni spinte dal desiderio di sbarazzarsi di un problema il prima possibile, si precipitano dal fornitore in grado di offrire i tempi di implementazione più brevi. Questo approccio difficilmente porta risultati positivi poiché è necessario prima identificare i problemi e i costi in collaborazione con il fornitore di BPO e solo successivamente concentrarsi sulla fornitura della soluzione e sul progetto del sistema. Assicurarsi di avere un piano adeguato per la transizione dei processi o il loro spostamento in siti offshore o esternalizzati è un aspetto molto importante.

Termine affrettato di entrata in servizio

Una volta presa la decisione di esternalizzare HR e payroll, le aziende potrebbero cedere alla tentazione di attuarla il prima possibile. Tuttavia, affinché il BPO dell’HR si riveli di successo, richiede una pianificazione accurata, una gestione proattiva del cambiamento e una partnership stretta e collaborativa con il fornitore. Vale la pena infatti che le organizzazioni, nella fase che precede l’implementazione, si concedano il tempo per assicurarsi che il sistema di BPO scelto sia adatto all’azienda e sufficientemente solido per affrontare le sfide di business future.

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