La gestione documentale è una scommessa
per migliorare i servizi ai cittadini

dematerializzazione-gestione-documentale-PAUna ricerca globale mostra come gli enti governativi gestiscono i processi documentali meno efficacemente rispetto ad altri settori perdendo interessanti opportunità.In tutto il mondo gli enti governativi sono consapevoli di gestire i processi documentali in maniera non ottimale. Nonostante ciò la revisione di tali processi non rappresenta una priorità. In questo modo gli enti perdono l’opportunità di ridurre i costi, di offrire servizi migliori ai cittadini e di ridurre il turnover dei dipendenti.

Questi sono i risultati dell’IDC Government Insights Market Spotlight basato sul white paper realizzato da IDC e sponsorizzato da RicohGovernment: Fixing Document Processes Improves Constituent Services While Reducing Costs” (“Enti governativi: l’ottimizzazione dei processi documentali per migliorare i servizi ai cittadini e ridurre i costi”, luglio 2013). www.ricoh.it

“Nell’attuale contesto economico gli enti governativi hanno la grande opportunità di ridurre i costi e le spese migliorando allo stesso tempo la qualità dei servizi al pubblico” , si legge nell’IDC Government Insights Market Spotlight. “Questi obiettivi possono essere raggiunti sviluppando un approccio strategico verso il taglio dei costi e valorizzando le tecnologie già implementate e le partnership con i fornitori”. Tra i principali risultati emersi da un’altra ricerca condotta da IDC a livello globale su un panel di 1.516 process owners e di information workers:

Inefficienza e inefficacia dei processi – quello governativo è tra gli ambiti in cui i workflow sono meno ottimizzati: solo il 36% degli intervistati del settore definisce i processi rivolti ai cittadini come “efficienti” ed “efficaci”, rispetto ad esempio al 52% del commercio.

Mancanza di priorità – nonostante gli intervistati del settore governativo siano consapevoli dell’importanza di una corretta gestione documentale, solo uno su tre conferisce a questo aspetto una adeguata priorità.

Possibilità di ridurre i costi in maniera significativa – gli intervistati del settore concordano che l’ottimizzazione dei processi rivolti ai cittadini si tradurrebbe in una riduzione dei costi del 9%.

Dalla ricerca emerge inoltre che questa ottimizzazione porterebbe a un miglioramento dei servizi ai cittadini, contribuirebbe a trattenere dipendenti strategici e ad attirare nuovi talenti.

“Gli enti governativi dovrebbero iniziare a operare come fanno le aziende che stanno sviluppando strategie per migliorare i processi documentali”, dice Yoshi Sasaki, general manager, business services center, business solutions Group di Ricoh Company, Ltd. “Gli enti governativi si trovano a fronteggiare una significativa riduzione dei budget, ma è evidente che gli investimenti, anche minimi, nel miglioramento dei processi documentali sarebbero ampiamente ripagati dalla riduzione dei costi e dalla maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei cittadini”.

Ricoh consiglia di mantenere una visione ad ampio spettro dei processi documentali. “In molti enti governativi ogni reparto o dipartimento ha un proprio budget, ma i processi documentali sono ovviamente trasversali ” commenta Sasaki. “Per cui è importante che gli enti sviluppino un approccio integrato che consideri i workflow nella loro globalità”. http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/it/change-making-cio

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